Почему заявки с сайта приходят на почту «прочитанными» и как сделать уведомления заметными

После запуска сайта с формой заявки владелец написал, что письма не приходят. Я проверил почтовый ящик по протоколу IMAP: обе тестовые заявки лежали во входящих. Но у них стоял флаг «прочитано», поэтому письмо не выделялось жирным шрифтом и не вызывало ни звука, ни push-уведомления в приложении.

Почему так получилось

Сайт отправлял уведомление с адреса x@yandex.ru на тот же адрес x@yandex.ru. Для почтового сервиса письмо от себя самому себе — это, по сути, служебное сообщение отправителя: оно сразу попадает в ящик отмеченным как прочитанное. Технически доставка сработала, а на практике человек его не замечает.

Как сделать надёжнее

Самое простое решение — отправлять письма с отдельного служебного ящика, а получателем оставить рабочий: тогда это обычное входящее с уведомлением. Дальше можно подстраховаться: создать фильтр с пометкой и звуком для писем с темой «Новая заявка», а также подключить второй канал, не зависящий от почты. Для срочных обращений таким каналом удобно сделать Telegram-бот — сообщение приходит как push на телефон за секунды.

Проверяйте не «отправлено», а «замечено»

Тестовая заявка ценна только тогда, когда её принял человек, который будет с ней работать. Просите клиента подтвердить, что уведомление пришло, и заметил ли он его сразу. Подобные детали и отличают заявочную систему, которая работает, от формы, которая только выглядит работающей. О том, как подключить Telegram, если он недоступен с российского сервера, — в отдельном разборе.