Бот управленческого учёта: доходы и расходы в Google Sheets
- aiogram
- FastAPI
- Google Sheets API
- Telegram Mini App
- Сотрудник
- Бот / Mini App
- FastAPI
- Google Sheets
- Отчёт владельцу
Задача
Сотрудники вносили доходы и расходы в общую Excel-таблицу вручную: путались в листах, дублировали строки, ломали формулы. Переходить на отдельную учётную систему владелец не хотел — вся аналитика уже была построена в таблице.
Подход
Оставил таблицу главным хранилищем, но убрал из неё людей: сотрудники работают через Telegram-бот и Mini App, а запись в Google Sheets идёт через сервисный аккаунт по API. Добавил роли, справочники, пресеты авансов и помесячную ротацию листов — формат таблицы и формулы владельца остались прежними.
Что сделано
- Внесение дохода или расхода за несколько секунд с телефона, без доступа к самой таблице
- Роли и права: кто что видит и вносит, управление пользователями прямо в Mini App
- Справочники статей, авансы с пресетами сумм по сотрудникам
- Запись напрямую в существующую таблицу «Управленческий учёт» — формулы и отчёты владельца продолжают работать
- Помесячная ротация листов и защита от случайных повторных записей
Стек
aiogram для бота, Telegram Mini App на FastAPI для форм и управления пользователями, Google Sheets API через сервисный аккаунт, Docker на VPS.
Результат
Операции вносятся с телефона за секунды, таблица больше не ломается от ручных правок, а владелец видит учёт в привычном виде без миграции на новую систему.